Die Flut an Meetings in der modernen Arbeitswelt kann schnell überwältigend werden. Eine Microsoft Umfrage unter 31.000 Arbeitnehmern hat das „Meeting“ gerade erst als Ablenkungsfaktor Nr. 1 identifiziert.
Ein ineffizient gestaltetes Meeting kann nicht nur Zeit und Ressourcen verschwenden, sondern auch zur mentalen Erschöpfung der Mitarbeiter beitragen. In einer Welt, in der das Arbeitspensum stetig zunimmt und die Anforderungen immer höher werden, kann dies zu einer erheblichen Belastung führen. Asynchrone Kommunikationsmethoden, bei denen keine sofortige Reaktion erforderlich ist, bieten hierfür eine mögliche Lösung.
Synchron vs. Asynchron
Im Gegensatz zu synchroner Kommunikation, bei der alle Teilnehmer gleichzeitig präsent und engagiert sein müssen – wie es bei Meetings der Fall ist – erlaubt asynchrone Kommunikation den Beteiligten, zu einem für sie günstigen Zeitpunkt zu reagieren. Das kann den Druck verringern, sofortige Antworten liefern zu müssen und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeit besser zu verwalten.
Kommunikation über Tools statt in Meetings
Technologien wie Slack und Microsoft Teams haben sich als Plattformen für asynchrone Kommunikation etabliert. Sie ermöglichen es den Teams, sich über Projekte auszutauschen, Probleme zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, ohne dass dafür ein formelles Meeting notwendig ist. Dies kann nicht nur dazu beitragen, die Anzahl der Meetings zu reduzieren, sondern auch die Produktivität zu erhöhen, indem die Kommunikation auf das Wesentliche beschränkt wird.
Asynchrone Kommunikation kann jedoch kein vollständiger Ersatz für Meetings sein. Manchmal ist ein direkter, persönlicher Austausch unerlässlich. Hier kommt es darauf an, Meetings effizient zu gestalten.
Meetings effizient gestalten
Ein klar definierter Zweck und eine Agenda können dazu beitragen, dass ein Meeting effizient und fokussiert abläuft. Alle Teilnehmer sollten im Voraus wissen, was das Ziel des Meetings ist und was von ihnen erwartet wird. Ebenso sollte die Dauer des Meetings begrenzt sein, um die Konzentration der Teilnehmer hochzuhalten.
„Need-to-know“-Prinzip
Eine weitere Methode zur Verbesserung der Meeting-Effizienz ist die Anwendung des „Need-to-know“-Prinzips bei der Einladung von Teilnehmern. Nicht jeder muss an jedem Meeting teilnehmen. Die Einladung nur derjenigen, die direkt an einem Projekt oder einer Aufgabe beteiligt sind, kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und die Arbeitsbelastung für alle zu reduzieren.
In der digitalen Arbeitswelt liegt der Schlüssel zu effizienter Kommunikation und produktiver Arbeit in der richtigen Mischung aus asynchroner Kommunikation und gut strukturierten Meetings. Mit einer durchdachten Strategie und den richtigen Tools kann die Kommunikation in Unternehmen fließen und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit und Produktivität erhöht werden.
