Laut des Jahresberichts des Work Trend Index von Microsoft ist die Hauptablenkung am Arbeitsplatz, die die Produktivität der Mitarbeiter negativ beeinflusst, die ineffiziente Gestaltung von Meetings.
Von 31.000 weltweit befragten Arbeitnehmern gaben fast 70 Prozent an, nicht genügend Zeit für konzentrierte, ununterbrochene Arbeit zu haben. Die hohe und manchmal ungefilterte Informationsflut, die mit regelmäßigen Meetings einhergeht, überfordert viele.
Die Probleme mit Meetings
Einzelne Probleme, die mit Meetings verbunden sind, umfassen die Herausforderung, ein Brainstorming in einem virtuellen Treffen abzuhalten (58 Prozent), sich auf den neuesten Stand zu bringen, wenn man später zu einem Meeting hinzustößt (57 Prozent), und die Unklarheit über die kommenden Pläne und Schritte nach dem Ende der Treffen (55 Prozent).
Warum Meetings zugenommen haben
Meetings sind ein essenzieller Bestandteil einer gesunden, produktiven Kommunikationskultur und bieten Raum für den Austausch im Team. Dennoch sind nicht nur ineffiziente, sondern auch zu viele Meetings ein Problem.
Neben Managern, die den Großteil ihres Arbeitstages in Meetings verbringen, müssen auch andere Mitarbeiter immer häufiger an teilweise überflüssigen Treffen teilnehmen.
Die Zunahme der Meetings wird der Pandemie, den damit einhergehenden Homeoffice-Regelungen und der allgemeinen Flexibilisierung der Arbeitswelt zugeschrieben.
Folgen von ineffizienten Meetings
Ineffiziente Meetings können zu einer Abnahme der Produktivität, einem Gefühl der Reizüberflutung und Erschöpfung, einer Abnahme der Motivation und einer Erhöhung der Arbeitsunzufriedenheit führen. Die Folgen können so weit gehen, dass Mitarbeiter innerlich kündigen, wenn sie den Druck, das Arbeitspensum zu bewältigen, die Meeting-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig Höchstleistungen zu erbringen, nicht mehr aushalten.
Asynchrone Kommunikation als Lösung?
Asynchrone Kommunikationsmethoden, die keinen unmittelbaren Austausch erfordern, könnten helfen, den Informationsaustausch zu bewältigen und Mitarbeiter zu entlasten. Tools wie Slack oder Microsoft Teams könnten hier eine Rolle spielen. Dennoch bestehen auch hier Herausforderungen, da Entscheidungen nicht so schnell getroffen werden können, wie in synchronen Meetings und asynchroner Content möglicherweise nicht auf der Prioritätenliste der Mitarbeiter landet.
Wie können Meetings effizienter werden?
Eine effiziente Gestaltung von Meetings kann dazu beitragen, ihre negativen Auswirkungen zu minimieren. Dies kann beispielsweise durch die sorgfältige Auswahl der Teilnehmer, klare Strukturierungen und Agenden sowie die Überlegung, wann eine persönliche Besprechung sinnvoll ist, erreicht werden.
Unternehmen sollten auch eine ausgewogene Mischung von klassischen und modernen Kommunikationstools in Erwägung ziehen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern und nicht zu gefährden.
Quelle: Arbeits-ABC
