Ein ineffizient gestaltetes Meeting kann nicht nur Zeit und Ressourcen verschwenden, sondern auch zur mentalen Erschöpfung der Mitarbeiter beitragen. In einer Welt, in der das Arbeitspensum stetig zunimmt und die Anforderungen immer höher werden, kann dies zu einer erheblichen Belastung führen. Asynchrone Kommunikationsmethoden, bei denen keine sofortige Reaktion erforderlich ist, bieten hierfür eine mögliche Lösung.

Synchron vs. Asynchron

Im Gegensatz zu synchroner Kommunikation, bei der alle Teilnehmer gleichzeitig präsent und engagiert sein müssen – wie es bei Meetings der Fall ist – erlaubt asynchrone Kommunikation den Beteiligten, zu einem für sie günstigen Zeitpunkt zu reagieren. Das kann den Druck verringern, sofortige Antworten liefern zu müssen und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeit besser zu verwalten.

Kommunikation über Tools statt in Meetings

Technologien wie Slack und Microsoft Teams haben sich als Plattformen für asynchrone Kommunikation etabliert. Sie ermöglichen es den Teams, sich über Projekte auszutauschen, Probleme zu besprechen und Entscheidungen zu treffen, ohne dass dafür ein formelles Meeting notwendig ist. Dies kann nicht nur dazu beitragen, die Anzahl der Meetings zu reduzieren, sondern auch die Produktivität zu erhöhen, indem die Kommunikation auf das Wesentliche beschränkt wird.

Asynchrone Kommunikation kann jedoch kein vollständiger Ersatz für Meetings sein. Manchmal ist ein direkter, persönlicher Austausch unerlässlich. Hier kommt es darauf an, Meetings effizient zu gestalten.

Meetings effizient gestalten

Ein klar definierter Zweck und eine Agenda können dazu beitragen, dass ein Meeting effizient und fokussiert abläuft. Alle Teilnehmer sollten im Voraus wissen, was das Ziel des Meetings ist und was von ihnen erwartet wird. Ebenso sollte die Dauer des Meetings begrenzt sein, um die Konzentration der Teilnehmer hochzuhalten.

„Need-to-know“-Prinzip

Eine weitere Methode zur Verbesserung der Meeting-Effizienz ist die Anwendung des „Need-to-know“-Prinzips bei der Einladung von Teilnehmern. Nicht jeder muss an jedem Meeting teilnehmen. Die Einladung nur derjenigen, die direkt an einem Projekt oder einer Aufgabe beteiligt sind, kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und die Arbeitsbelastung für alle zu reduzieren.

In der digitalen Arbeitswelt liegt der Schlüssel zu effizienter Kommunikation und produktiver Arbeit in der richtigen Mischung aus asynchroner Kommunikation und gut strukturierten Meetings. Mit einer durchdachten Strategie und den richtigen Tools kann die Kommunikation in Unternehmen fließen und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit und Produktivität erhöht werden.

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Von 31.000 weltweit befragten Arbeitnehmern gaben fast 70 Prozent an, nicht genügend Zeit für konzentrierte, ununterbrochene Arbeit zu haben. Die hohe und manchmal ungefilterte Informationsflut, die mit regelmäßigen Meetings einhergeht, überfordert viele.

Die Probleme mit Meetings

Einzelne Probleme, die mit Meetings verbunden sind, umfassen die Herausforderung, ein Brainstorming in einem virtuellen Treffen abzuhalten (58 Prozent), sich auf den neuesten Stand zu bringen, wenn man später zu einem Meeting hinzustößt (57 Prozent), und die Unklarheit über die kommenden Pläne und Schritte nach dem Ende der Treffen (55 Prozent).

Warum Meetings zugenommen haben

Meetings sind ein essenzieller Bestandteil einer gesunden, produktiven Kommunikationskultur und bieten Raum für den Austausch im Team. Dennoch sind nicht nur ineffiziente, sondern auch zu viele Meetings ein Problem.

Neben Managern, die den Großteil ihres Arbeitstages in Meetings verbringen, müssen auch andere Mitarbeiter immer häufiger an teilweise überflüssigen Treffen teilnehmen.

Die Zunahme der Meetings wird der Pandemie, den damit einhergehenden Homeoffice-Regelungen und der allgemeinen Flexibilisierung der Arbeitswelt zugeschrieben.

Folgen von ineffizienten Meetings

Ineffiziente Meetings können zu einer Abnahme der Produktivität, einem Gefühl der Reizüberflutung und Erschöpfung, einer Abnahme der Motivation und einer Erhöhung der Arbeitsunzufriedenheit führen. Die Folgen können so weit gehen, dass Mitarbeiter innerlich kündigen, wenn sie den Druck, das Arbeitspensum zu bewältigen, die Meeting-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig Höchstleistungen zu erbringen, nicht mehr aushalten.

Asynchrone Kommunikation als Lösung?

Asynchrone Kommunikationsmethoden, die keinen unmittelbaren Austausch erfordern, könnten helfen, den Informationsaustausch zu bewältigen und Mitarbeiter zu entlasten. Tools wie Slack oder Microsoft Teams könnten hier eine Rolle spielen. Dennoch bestehen auch hier Herausforderungen, da Entscheidungen nicht so schnell getroffen werden können, wie in synchronen Meetings und asynchroner Content möglicherweise nicht auf der Prioritätenliste der Mitarbeiter landet.

Wie können Meetings effizienter werden?

Eine effiziente Gestaltung von Meetings kann dazu beitragen, ihre negativen Auswirkungen zu minimieren. Dies kann beispielsweise durch die sorgfältige Auswahl der Teilnehmer, klare Strukturierungen und Agenden sowie die Überlegung, wann eine persönliche Besprechung sinnvoll ist, erreicht werden.

Unternehmen sollten auch eine ausgewogene Mischung von klassischen und modernen Kommunikationstools in Erwägung ziehen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern und nicht zu gefährden.

Quelle: Arbeits-ABC

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